4 outils pour réaliser un diagnostic

Une fois la vision partagée posée, il est important de se demander “De quoi dispose-t-on pour réussir ?” et « Que nous manque-t-il pour l’atteindre ? »

Cette analyse est 𝒑𝒓𝒊𝒎𝒐𝒓𝒅𝒊𝒂𝒍𝒆  avant d’entrer en action, afin d’identifier les défis à relever et peut-être même de se dire « Finalement, on n’y va pas ».

Un diagnostic, en fonction de la complexité du problème peut prendre de quelques minutes à plusieurs jours.

Je vous partage là des outils qu’il est possible de déployer des 2 manières, voire même de croiser !

Outil 1 : Valises et Ballons

Il s’agit d’un 𝒐𝒖𝒕𝒊𝒍 𝒔𝒊𝒎𝒑𝒍𝒆, faisant appel à la métaphore pour lister les forces et les faiblesses d’une situation.

🧰 Les valises représentent ce qui nous pèse dans le projet et 🎈les ballons, ce qui nous porte.

🚩En terme de processus

🔸Poser de manière claire et visible la situation que le groupe doit analyser
🔸Présenter au groupe ce que les valises et les ballons symbolisent.
🔸Pendant 10 min, chaque participant réfléchit individuellement et note, sur des post-it différents, ses valises et ses ballons par rapport au projet.
🔸En grand groupe chacun vient poser les valises et ballons qu’il a identifiés
🔸Un regroupement peut ensuite être réalisé si des thématiques se dégagent

💡Ma proposition

Pour une analyse plus en profondeur, faites une analyse « Valises et ballons » interne à l’organisation puis le même exercice externe à l’organisation.

Mon➕

Réaliser des post-it en forme de ballons et de valises et collez-les à l’aide de colle repositionnable

Outil 2 : 5P

Une simple question « Pourquoi…. ? » pour un résultat puissant, permettant de trouver le source d’une problématique :

🚩En terme de processus

🔸Définir la problématique,
🔸Poser en cascade la question « Pourquoi….. ? » 5 fois d’affilée,
Le 1er pourquoi questionne la problématique, le pourquoi suivant questionne les réponses aux questions précédentes et ainsi de suite.

Pour plus de clarté, voici un exemple :

Notre problématique : « Quand nous organisons des réunions, les échanges sont pauvres. »
1️⃣ « Pourquoi les échanges sont pauvres ? »
Le groupe répond à la question par exemple : on n’a pas de temps prévu pour les questions/réponses, les personnes sont sur leur téléphone….
2️⃣ « Pourquoi les gens sont sur leur téléphone ? »
Parce que les propos manquent de dynamisme, d’intérêt, de concret.
3️⃣ « Pourquoi les propos manquent de dynamisme, d’intérêt, de concret ? »
Parce qu’ils sont transmis par un powerpoint très long.
4️⃣ « Pourquoi les propos sont transmis par un powerpoint très long? »
Parce qu’on ne sait pas faire autrement
5️⃣ « Pourquoi on ne sait pas faire autrement ? »
Parce que nous ne connaissons pas d’autres méthodes.

Cette 5ème réponse correspond à la cause profonde du problème.
Le point qu’il convient de résoudre pour que les réunions soient riches

💡Ma proposition

Construire un arbre des causes à partir de toutes les réponses au pourquoi qui auront émergé

Mon ➕

C’est un outil qui fonctionne aussi bien en collectif qu’en individuel !

Outil 3 : 5 rouge et 5 vert

🎯Cet outil permet, rapidement, de faire un état des lieux de ce qui fonctionne bien pour en prendre conscience (et accessoirement éviter de le perdre) et de ce qui est à améliorer.
🎯 Il permet aussi de vérifier si l’équipe partage la même vision de la situation.

🚩En terme de processus

🔸Les participants ont 5 cartes vertes pour noter les aspects positifs du projet et 5 cartes rouges pour noter les aspects négatifs, les obstacles, les améliorations à apporter.
🔸Lorsqu’ils ont noté 5 idées vertes et 5 idées rouges, ils donnent les cartes vertes à leur voisin de droite et leurs cartes rouges à leur voisin de gauche.
🔸Un tour de table des cartes vertes est fait, avec demande de clarification éventuelle.
🔸Un tour de table des cartes rouges est réalisé et pour chaque carte rouge une proposition d’action est faite par le groupe pour surmonter la problématique

Outil 4 : La matrice FOAR

Issue de l’𝒂𝒑𝒑𝒓𝒐𝒄𝒉𝒆 𝒂𝒑𝒑𝒓𝒆́𝒄𝒊𝒂𝒕𝒊𝒗𝒆, cette matrice invite à 𝒔𝒆 𝒄𝒐𝒏𝒄𝒆𝒏𝒕𝒓𝒆𝒓 𝒔𝒖𝒓 𝒍𝒆𝒔 𝒇𝒐𝒓𝒄𝒆𝒔 𝒆𝒕 𝒍𝒆𝒔 𝒓𝒆𝒔𝒔𝒐𝒖𝒓𝒄𝒆𝒔 dont disposent le groupe pour les amplifier, plutôt que sur les écarts à combler. Les points de faiblesses deviennent des défis à relever. C’est un outil idéal pour faire un diagnostic d’équipe

🚩En terme de processus

D’abord individuellement puis collectivement, le groupe va poser ses idées sur les 4 points suivants :

F = FORCES
🔸Que faisons-nous bien ?
🔸Quels sont nos plus grands atouts ?
🔸Que sommes-nous fiers de réaliser ?
🔸Que pouvons-nous en déduire de nos compétences ?

0 = OPPORTUNITES
🔸Comment nous représentons-nous les menaces extérieures ?
🔸En quoi peuvent-elles constituer des opportunités ?
🔸Que nous demande de faire l’organisation ?
🔸Comment pouvons-nous créer des partenariats avec d’autres organisations ?

A = ASPIRATIONS
🔸Compte tenu de nos forces et des nos opportunités, qu’avons-nous envie de faire ?
🔸Comment et en quoi pouvons-nous aligner notre vision sur nos valeurs ?
🔸En quoi pouvons-nous nous différencier pour le bénéfice de l’organisation et de ses parties prenantes ?

R = RESULTATS
🔸Comment mesurons-nous nos résultats ?
🔸Pourquoi voulons-nous être reconnus ?
🔸Comment donnons-nous corps à nos forces, nos opportunités et nos aspirations ?